INFORMACE O OCHRANĚ OSOBNÍCH ÚDAJŮ A ZÁSADY JEJICH OCHRANY
(dále též jen „Informace a zásady“)
I. Kdo jsme a co je obsahem těchto Informací a zásad
Jsme obchodní společnost VERVA GROUP s.r.o., IČO: 29241995, sídlem Okrouhlá 344/12, Bohunice, 625 00 Brno, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně pod sp. zn. C 67711.
Jsme českou společností zabývající se zejména výrobou a prodejem visaček, osvěžovačů vzduchu, reklamních předmětů a čistících nástrojů. Jsme chráněnou dílnou, která zaměstnává osoby se zdravotním postižením.
V těchto Informacích a zásadách bychom Vás rádi seznámili s informacemi týkajícími se zpracování Vašich osobních údajů a s informacemi o Vašich souvisejících právech.
II. Úvodní informace
„Osobními údaji“ jsou veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (dále též jen „subjekt údajů“); identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.
Základní rámec právní úpravy pro nakládání s osobními údaji je Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES – všeobecně známé taktéž jen jako „GDPR“ (The General Data Protection Regulation).
Naše společnost je správcem osobních údajů ve smyslu čl. 4 odst. 7 GDPR (dále též jen „správce“). Proto Vám tímto v souladu s čl. 12 odst. 1 GDPR níže podáváme informace o zpracování Vašich údajů a o základních zásadách týkajících se jejich zpracování.
totožnost a kontaktní údaje správce:
VERVA GROUP s.r.o., IČO: 29241995, sídlem Okrouhlá 344/12, Bohunice, 625 00 Brno, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně pod sp. zn. C 67711
kontaktní pracoviště/provozovna správce: Bohunická cesta 792/11, 664 48 Moravany
telefon: +420 513 030 960
elektronická pošta: [email protected]
identifikátor datové schránky: gsguj8i
Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat manuálně i automatizovaně.
Uvědomujeme si, jak důležité pro Vás je, jakým způsobem jsou využívány a sdíleny Vaše osobní údaje a informace. Zpracování osobních údajů a informací realizujeme vždy v nezbytném rozsahu a v souladu se zásadou minimalizace údajů a s dalšími zásadami vyplývajícími z příslušných právních předpisů.
III. Odkud získáváme Vaše osobní údaje
Vaše osobní údaje získáváme od Vás jako od subjektu údajů. V naší praxi se nevyskytují případy, kdy by Vaše osobní údaje nebyly získány od Vás jako od subjektu údajů ve smyslu čl. 14 GDPR. To znamená, že Vaše osobní údaje nezískáváme od třetích osob bez Vašeho přičinění.
IV. Účely zpracování, pro které jsou osobní údaje určeny, a právní základ pro zpracování
Vaše osobní údaje zpracováváme v nezbytném rozsahu pro níže uvedené zákonné účely, přičemž pro tyto účely zpracování Vašich údajů se nevyžaduje Váš souhlas. Poskytování osobních údajů správci je podle okolností zákonný anebo smluvní požadavek. V případě neposkytnutí osobních údajů za níže uvedenými účely může správce odmítnout navázání právního vztahu s Vámi a současně o této skutečnosti uvědomit příslušné orgány veřejné moci.
1. PLNĚNÍ SMLOUVY, POSKYTOVÁNÍ PŘEDSMLUVNÍCH INFORMACÍ, ZODPOVÍDÁNÍ DOTAZŮ
Jde o zpracování nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou jste vy jako subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost Vás jako subjektu údajů včetně poskytování předsmluvních informací a zodpovídání Vašich případných dotazů.
Za tímto účelem zpracováváme podle okolností Vaše jméno, příjmení, firmu, IČO, DIČ, rodné číslo, datum narození adresu sídla, bydliště nebo místa trvalého pobytu, doručovací adresy a související informace, časové údaje vztahující se k vyřizování Vaší záležitosti, identifikátor datové schránky je-li zřízena, údaje bankovního spojení a související transakční údaje a jakékoliv další osobní údaje či informace, které nám v daných souvislostech poskytnete nebo které oprávněně vzniknou během trvání našeho smluvního vztahu a my k nim získáme oprávněný přístup.
Právním základem pro zpracování osobních údajů za účelem plnění smlouvy a provádění opatření před uzavřením smlouvy je čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.
Vaše osobní údaje za tímto účelem zpracováváme vždy po dobu trvání smlouvy respektive po dobu splnění závazku ze smlouvy (dále též jen „splnění smlouvy“) a dále po dobu 10 let po splnění smlouvy.
2. PLNĚNÍ PRÁVNÍCH POVINNOSTÍ VZTAHUJÍCÍH SE NA SPRÁVCE
Naše společnost musí plnit řadu povinností vyplývajících z příslušných právních předpisů. Zejména (nikoliv výlučně) se jedná o naše povinnosti při správě daní, především podle zákonů o dani z příjmů a o dani z přidané hodnoty.
Za tímto účelem zpracováváme podle okolností Vaše osobní údaje, jejichž zpracování je třeba ke splnění povinností vyplývajících z příslušných právních předpisů nebo rozhodnutí orgánů veřejné moci. Jedná se zejména (nikoliv výlučně) o Vaše jméno, příjmení, firmu, IČO, DIČ, rodné číslo, datum narození adresu sídla, bydliště nebo místa trvalého pobytu, doručovací adresy a související informace, časové údaje vztahující se k vyřizování Vaší záležitosti, identifikátor datové schránky je-li zřízena, údaje bankovního spojení a související transakční údaje.
Právním základem pro zpracování osobních údajů za účelem plnění právních povinností správce je čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.
Vaše osobní údaje za tímto účelem zpracováváme vždy po dobu nutnou pro splnění povinností z příslušných právních předpisů.
3. VÝKON NAŠICH OPRÁVNĚNÝCH ZÁJMŮ
V naší praxi může nastat situace, kdy budou Vaše osobní údaje zpracovávány pro účely výkonu našich oprávněných zájmů, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody Vás jako subjektu údajů vyžadující ochranu osobních údajů, zejména pokud je subjektem údajů dítě. Jedná se obvykle o situace, kdy nejsou řádně a včas plněny závazky z uzavřené smlouvy (např. kupní smlouva na dodávku zboží) nebo pokud nám je způsobena jakákoliv újma. Zpracování Vašich osobních údajů pro účely našeho přímého marketingu je dalším případem zpracování prováděným z důvodů našeho oprávněného zájmu. Při takovém zpracování Vašich osobních údajů dodržujeme podmínky vyplývající z příslušných právních předpisů, zejména ze zákona č. č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti a o změně některých zákonů.
Za tímto účelem zpracováváme podle okolností Vaše jméno, příjmení, firmu, IČO, DIČ, rodné číslo, datum narození adresu sídla, bydliště nebo místa trvalého pobytu, doručovací adresy a související informace, časové údaje vztahující se k vyřizování Vaší záležitosti, identifikátor datové schránky je-li zřízena, údaje bankovního spojení a související transakční údaje a jakékoliv další osobní údaje či informace, které nám v daných souvislostech poskytnete nebo které oprávněně vzniknou během trvání našeho smluvního vztahu a my k nim získáme oprávněný přístup.
Právním základem pro zpracování osobních údajů za účelem výkonu oprávněných zájmů správce je čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.
Vaše osobní údaje za tímto účelem zpracováváme vždy po dobu trvání smlouvy respektive po dobu splnění závazku ze smlouvy (dále též jen „splnění smlouvy“) a dále po dobu 10 let po splnění smlouvy.
4. VÁŠ SOUHLAS JAKO SAMOSTATNÝ DŮVOD ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat také tehdy, pokud nám k tomu dáte souhlas v případech shora neuvedených. V těchto případech Vy jako subjekt údajů udělujete souhlas se zpracováním svých osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů. V této souvislosti máte jako subjekt údajů také níže uvedená práva.
V. PŘÍJEMCI NEBO KATEGORIE PŘÍJEMCŮ VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Můžeme postoupit Vaše osobní údaje orgánům veřejné moci, pokud tuto povinnost stanoví zákon, nebo pokud je to nezbytné k ochraně našich oprávněných zájmů nebo třetích osob.
Můžeme postoupit Vaše osobní údaje našim externím účetním společnostem, daňovým poradcům, auditorům, poskytovatelům právních služeb, externím vlastníkům/provozovatelům/dodavatelům služeb informačních a tiskových technologií a dalším partnerům, které využíváme při plnění našich povinností (zejména provozovatelé poštovních služeb, poskytované kurýrních, spedičních a zasilatelských služeb). V těchto případech je předání osobních údajů vždy realizováno v souladu s příslušnými právními předpisy a jsou přijata vhodná opatření pro ochranu Vašich osobních údajů.
Takové postoupení je vždy prováděno v souladu s příslušnými ustanoveními právních předpisů a zabezpečeno vhodnými opatřeními na ochranu Vašich osobních údajů.
VI. VAŠE PRÁVA JAKO SUBJEKTU ÚDAJŮ
Jako subjekt údajů máte ve vztahu ke zpracování Vašich osobních údajů také následující práva založená příslušnými právními předpisy.
Máte právo subjektu údajů na přístup k osobním údajům. Máte právo získat od správce potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, máte právo získat přístup k těmto osobním údajům a k podrobnějším informacím o nich a o jejich zpracování. Zejména se jedná o informace o účelu zpracování, o kategoriích dotčených osobních údajů, o příjemcích nebo kategoriích příjemců, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, o plánované době, po kterou budou osobní údaje uloženy, nebo není-li ji možné určit, o sdělení kritérií použitých ke stanovení této doby.
Máte právo na opravu Vašich osobních údajů. To znamená, že jako subjekt údajů máte právo na to, abychom jako správce bez zbytečného odkladu opravili nepřesné osobní údaje, které se Vás týkají. S přihlédnutím k účelům zpracování máte jako subjekt údajů právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.
Máte právo na výmaz Vašich osobních údajů (tzv. „právo být zapomenut“). Jako subjekt údajů máte právo na to, abychom jako správce bez zbytečného odkladu vymazali osobní údaje, které se Vás jako subjektu údajů týkají, a my jako správce máme povinnost osobní údaje bez zbytečného odkladu vymazat, pokud je dán jeden z těchto důvodů: (a.) osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány, (b.) subjekt údajů odvolá souhlas, na jehož základě byly údaje podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR nebo čl. 9 odst. 2 písm. a) GDPR zpracovány, a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování, (c.) subjekt údajů vznese námitky proti zpracování podle čl. 21 odst. 1 GDPR a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování nebo subjekt údajů vznese námitky proti zpracování podle čl. 21 odst. 2 GDPR, (d.) osobní údaje byly zpracovány protiprávně, (e.) osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené v právu EU nebo členského státu, které se na správce vztahuje; (f.) osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti podle čl. 8 odst. 1 GDPR. Upozorňujeme Vás, že v některých případech stanovených v čl. 17 odst. 3 GDPR nemáte právo na výmaz Vašich osobních údajů. Zejména jde o případy výkonu práva na svobodu projevu a informace, o případy určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, nebo o případy plnění úkolů ve veřejném zájmu či z důvodů archivace ve veřejném zájmu.
Máte právo požadovat, aby zpracování Vašich údajů bylo v případech stanovených v čl. 18 odst. 1 GDPR omezeno. Jedná se zejména o případy, kdy mezi námi vzniknou neshody ohledně způsobu zpracovávání Vašich osobních údajů nebo kdy my jako správce již osobní údaje nepotřebujeme pro účely zpracování, ale Vy subjekt údajů je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků. Pokud dojde ke zpracování omezení Vašich osobních údajů, mohou být tyto osobní údaje, s výjimkou jejich uložení, zpracovány pouze se souhlasem Vás jako subjektu údajů, nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu EU nebo některého členského státu.
Upozorňujeme Vás, že my jako správce oznamujeme jednotlivým příjemcům, jimž byly osobní údaje zpřístupněny, veškeré opravy nebo výmazy osobních údajů nebo omezení zpracování provedené v souladu s článkem 16, čl. 17 odst. 1 a čl. 18 GDPR, s výjimkou případů, kdy se to ukáže jako nemožné
nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí. Správce informuje Vás jako subjekt údajů o těchto příjemcích, pokud to požadujete.
Máte právo na přenositelnost údajů. To znamená, že Vy jako subjekt údajů máte právo získat osobní údaje, které se Vás týkají, jež jste nám jako správci poskytl, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci, aniž bychom tomu my jako správce, kterému byly osobní údaje poskytnuty, bránili. Toto právo máte v případě, že zpracování Vašich osobních údajů bylo založeno na souhlasu podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR nebo čl. 9 odst. 2 písm. a) GDPR nebo na smlouvě podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR anebo pokud se zpracování provádí automatizovaně.
Máte právo vznést kdykoliv námitku proti zpracování osobních údajů, které se Vás týkají, pokud zpracování Vašich osobních údajů probíhá na základě čl. 6 odst. 1 písm. e) nebo f) GDPR, tj. v případech kdy ke zpracování osobních údajů dochází pro účely splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, nebo pro účely ochrany našich oprávněných zájmů či oprávněných zájmů třetích osob. Pokud se osobní údaje zpracovávají pro účely přímého marketingu, má subjekt údajů právo vznést kdykoli námitku proti zpracování osobních údajů, které se ho týkají, pro tento marketing, což zahrnuje i profilování, pokud se týká tohoto přímého marketingu.
Pokud Vy jako subjekt údajů vznesete námitku proti zpracování pro účely přímého marketingu, nebudou již osobní údaje pro tyto účely námi jako správcem zpracovávány.
Pokud je zpracování osobních údajů založeno na Vašem souhlasu [čl. 6 odst. 1 písm. a) nebo čl. 9 odst. 2 písm. a GDPR], máte právo odvolat kdykoli souhlas, aniž je tím dotčena zákonnost zpracování Vašich osobních údajů založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním.
Jsou-li osobní údaje zpracovávány pro účely vědeckého či historického výzkumu nebo pro statistické účely podle čl. 89 odst. 1 GDPR, máte jako subjekt údajů, z důvodů týkajících se jeho konkrétní situace, právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se Vás týkají, ledaže je zpracování nezbytné pro splnění úkolu prováděného z důvodů veřejného zájmu.
Jako subjekt údajů máte právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které má pro Váš právní účinky nebo se Vás obdobným způsobem významně dotýká, ledaže je takový postup povolen právem EU či právem členského státu nebo jste s tímto vyslovil/a souhlas nebo je-li to nezbytné k uzavření nebo plnění smlouvy mezi Vámi jako subjektem údajů a námi jako správcem údajů. V posledních dvou uvedených případech provedeme jako správce údajů vhodná opatření na ochranu práv a svobod a oprávněných zájmů Vás jako subjektu údajů, alespoň práva na lidský zásah ze strany správce, práva vyjádřit svůj názor a práva napadnout rozhodnutí.
Pokud je pravděpodobné, že určitý případ porušení zabezpečení osobních údajů bude mít za následek vysoké riziko pro Vaše práva a svobody fyzické osoby, oznámí správce toto porušení bez zbytečného odkladu Vám jako subjektu údajů za podmínek stanovených čl. 34 GDPR.
Pro uplatnění Vašich shora uvedených práv se obraťte na správce elektronickou poštou na adrese [email protected] nebo podle okolností na jiných kontaktech uvedených v oddíle II.
VII. OSTATNÍ INFORMACE, SDĚLENÍ A POUČENÍ
Vaše žádosti, námitky a případné dotazy se vyřizují zásadně bezplatně. Jsou-li žádosti podané Vámi jako subjektem údajů zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, zejména protože se opakují, můžeme jako
Strana 6/6
VERVA GROUP s.r.o., IČO: 29241995, sídlem Okrouhlá 344/12, Bohunice, 625 00 Brno,
zapsaná v OR vedeném Krajským soudem v Brně pod sp. zn. C 67711
INFORMACE O OCHRANĚ OSOBNÍCH ÚDAJŮ A ZÁSADY JEJICH OCHRANY - znění účinné od 1. 1. 2025
správce buď (a) uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací nebo sdělení nebo s učiněním požadovaných úkonů, nebo (b) odmítnout žádosti vyhovět. Zjevnou nedůvodnost nebo nepřiměřenost žádosti dokládáme my jako správce.
Pro uplatnění Vašich shora uvedených práv, námitek, připomínek, podnětů či jakýchkoliv dotazů se obraťte na správce elektronickou poštou na adrese [email protected] nebo podle okolností na jiných kontaktech uvedených v oddíle II.
Poučujeme Vás, že máte v souvislosti se zpracováním Vašich údajů právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7. Více informací naleznete na webových stránkách úřadu www.uoou.cz.
Tyto Informace a zásady nabývají účinnosti dne 1. ledna 2025
za VERVA GROUP s.r.o., IČO: 29241995,
sídlem Okrouhlá 344/12, Bohunice, 625 00 Brno v z. VÁCLAV BUREŠ, jednatel
VERVA GROUP s.r.o., IČO: 29241995, sídlem Okrouhlá 344/12, Bohunice, 625 00 Brno,
zapsaná v OR vedeném Krajským soudem v Brně pod sp. zn. C 67711
INFORMACE O OCHRANĚ OSOBNÍCH ÚDAJŮ A ZÁSADY JEJICH OCHRANY - znění účinné od 1. 1. 2025